Resumo do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.

CAPÍTULO 2 - ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO

Depois da geração de idéias para um evento há a parte da estruturação do evento, que é muito importante, pois sem um bom planejamento o evento se torna um fracasso. Neste segundo capitulo são discutidos o conceito, a identificação do público-alvo e do perfil dos convidados e a escolha do formato do evento.

O conceito de evento se define por três itens:

Tema Central: Na maioria das vezes é o próprio titulo, ou sua descrição mais elaborada. No titulo a escolha deve ser feita com muito cuidado, pois ele tem relação direta com o sucesso da venda e da execução do evento. Quanto mais segmentado for o evento maior será a probabilidade de se obter sucesso e maior será a chance de encontrar empresas que se identifiquem com o assunto e se interessem em patrocinar o evento.

Missão: A missão é a razão de o evento existir, e não é uma tarefa fácil defini-la, pois a mesma deve ser duradoura, não-perecível no decorrer do tempo. Deve ser capaz de traduzir em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado.

Objetivos: Significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos, estabelecendo a priori, mecanismos para mensurá-los. É preciso também que sejam identificados os objetivos para os patrocinadores, que serão divulgados durante o processo de comercialização do evento e por isso devem estar claros a todos os envolvidos.
Sob o ponto de vista do patrocinador há duas analises de objetivos:

Objetivo principal: O promotor do evento deve deixar claro se o evento tem como principal propósito o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas. Muitos querem englobar os três objetivos em um único evento, mas as chances de afastar o foco dos clientes são imensas, e se mesmo assim isso acontecer apenas um objetivo deve ser destacado.

Objetivos secundários: Além de se estabelecer o objetivo principal do evento, é preciso identificar quais são os outros objetivos a ser alcançado com a realização do evento, fazendo isso o promotor do evento poderá ter novas opções e oportunidades de investimento no evento, ou seja, com os objetivos secundários o evento poderá atrair outras empresas que se interessarem pelos objetivos do evento.

Para melhor compreensão do que foi descrito acima será exposto um exemplo dos objetivos secundários de eventos:

Objetivos secundários: EXPO MANAGEMENT

Objetivos:
· Desenvolver ferramentas de relacionamento exclusivas párea um seleto grupo de clientes e prospects. Por meio de ações exclusivas e diferenciadas serão geradas oportunidades de contato com este Target de forma impactante e com grande relevância.
· Por meio de abordagem antes, durante e depois do evento, gerar a oportunidade de contatos pessoais de clientes prospects pré-qualificados com seus Key accounts convertendo, dessa forma, o maior número possível de negócios.
· Promover a marca e o negócio para todos os participantes do evento.



Identificação do Público-Alvo e do Perfil dos convidados:

Definir qual o tipo de público de um evento é decidir quais empresas e pessoas que se deseja que participe do evento a ser realizada, a definição do público deve estar de acordo com os objetivos traçados p o evento. A primeira decisão a ser tomada pelos organizadores do evento refere-se ao público, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas, o ideal para um evento e que o promotor escolha pessoas físicas ou jurídicas e nunca os dois, por não ser eficaz, quando se faz a escolha por um tipo de publico os organizadores do evento conseguem manter o foco do mesmo por meio de:

· Uma única estratégia de comunicação e divulgação;
· Um formato único do evento;
· Uma única estratégia de arrecadação de verba;
· Um único sistema de avaliação do evento.

Dependendo do tipo de evento e do público - alvo, será possível descrevê-lo com maior ou menor especificidade, os eventos voltados para as empresas (coorporativo) costuma ser mais especifico e mais restrito do que os eventos para consumidores, já nos eventos direcionados a pessoas físicas, dificilmente será possível, ou mesmo necessária, uma definição detalhada dos convidados, neste caso se costuma definir estimativa da quantidade do público esperado para o evento e as características comuns e desejadas dos convidados.
Será apresentado a seguir um exemplo de como se definiu o público alvo de um evento:

· Público - alvo: Saúde Business Fórum
· Perfil dos Convidados

A IT Mídia está fazendo uma pesquisa com os 300 maiores hospitais do Brasil (número de leitos/faturamento) e identificado aqueles que mais vão investir em equipamentos/reforma/expansão nos próximos meses. Baseando-se nesses critérios, estaremos selecionado e convidando um alto executivo( Diretor Administrativo/Diretor executivo) que representará o hospital no evento, reunindo um total de 80 empresas.
Os convidados serão divididos em 10 grupos e participarão gratuitamente de toda a programação do evento, incluindo os custos relativos à acomodação e transporte aéreo.

· Escolha do formato do evento

Após estabelecer o conceito do evento e definir o público-alvo, e importante e necessário escolher o formato que melhor se adapte a ambos. O formato do evento é composto pelos seguintes itens:

· Data;
· Local;
· Atividade;
· Programa

Sendo assim será exposto a seguir cada um desses itens apresentando suas características para melhor escolhê-los:

A escolha da data de um evento deve atender às três categorias de pessoas envolvidas: convidados, patrocinadores e promotores. Além disso, deve se levar em consideração datas comemorativas; datas de eventos concorrentes; dias da semana mais apropriados; e por fim a sazonalidade e os diferentes períodos vividos por uma empresa ao longo do ano. Pelo histórico anual de participação em eventos das empresas, entre outubro e novembro, está o período mais propício a eventos que geram vendas.

A definição do local é um passo crucial para o sucesso das vendas de patrocínio e até mesmo da própria realização do evento. Deve-se avaliar se o local combina com a proposta do evento, se tem a infra-estrutura adequada e se está condizente com o orçamento disponível.

As atividades realizadas em um evento devem variar de acordo com o abjetivo do mesmo que pode ser a interação entre pessoas, vendas, exposição da marca, entre outros.

A palestra, muito indicada para eventos que visem venda e exposição da marca, devem ser planejadas com muita antecedência, uma vez que palestrantes de renome nacional e internacional costumam preencher suas agendas até um ano antes. O promotor deverá deixar claro para estes as estratégias e os objetivos específicos para a condução coerente com o restante do objetivo.

Reuniões privadas com grupos de mesmo interesse são extremamente importantes para qualquer tipo de evento.

Atualmente, a maioria dos eventos se propõe a oferecer momentos de lazer aos convidados, que variam de acordo com o porte do evento e podem ser atividades esportivas, almoços, jantares coquetéis ou coffee breaks, salas de relaxamento e beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, salas de internet, entre outros.

Estantes para exposição e vendas:

O papel dos estandes varia segundo o objetivo do evento: para relacionamentos o espaço poder ser apenas para exposição e demonstração de produtos ou serviços. Se o objetivo for para vendas, durante o evento, então deve ser preparado para comercializar produtos ou serviços.
Quanto ao tamanho os estandes podem ser:

· Padronizados – construídos pela organizadora do evento, com rival e tamanho semelhantes, usadas em congressos, com os custos inclusos no patrocínio.
· Customizados – com estrutura construída pelo organizador do evento.

A organizadora do evento contrata uma empresa especializada que oferece opções de tamanho e visual e valores diferentes que podem estar incluso no pacote ou na adicional e a organizadora se responsabiliza pela montagem.

· Customizados – com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador.

A escolha do tamanho e do visual é livre, somente o espaço é definido.
O programa geral precisa ser elaborado e definido cuidadosamente e nos mínimos detalhes.

Devem constar no programa:

· Dias de duração
· Horário de inicio e termino
· Horário de inicio e termino de cada palestra e atividade.
· Palestrante e pequeno histórico de cada um deles.
· Resumo de cada palestra com tópicos chave.
· Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso.
· Horários e locais das refeições
· Atividades paralelas, atividades esportivas, excursões, dias livres, etc.