PREVISÃO DOS RESULTADOS E ARRECADAÇÃO DE RECURSOS:

Depois de adquiridas informações como valor total do evento, objetivo do número de investidosres, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível simular resultados para cada um através da construção de um funil de prospecção contendo as diferentes fases da venda de um projeto de evento e da realização do calculo de cada uma de suas etapas.
As fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto são:
Suspect: Todas as pessoas e empresas envolvidas no universo target de patrocínio;
Prospects: Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato;
Leads: Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e/ ou expressaram interesse em mais informações;
Leads qualificados: Empresas e pessoas de nível decidório;
Oportunidades: Proposta emitida ao decidor do projeto;
Vendas: Contrato assinado;
O conjunto destas fases contitui o que se chama de ciclo de vendas e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa.A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar possíveis investidores em clientes patrocinadores do evento.
Quando trabalha-se com as três variáveis – níveis de cotas, valor e número de patrocinadores - para cada nível que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento, é possível ao promotor do evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.
Ao construir os cenários e realizar as simulações é necessário que o promotor tome algumas precauções como: considerar os benefícios constantes para cada nível para respeitar a regra custo-benefício; verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários atualizados; não misturar as marcas; não criar dependência de um único patrocinador; simular outros tipos e cenário.

PLANEJAMENTO DA VENDA:


Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
Antes de se tornar um vendedor de eventos, é fundamentar que já tenha tido experiência como comprador, para conhecer-se as angústias, dificuldades e questões que passam deste nicho e principalmente para saber supera-las com argumentos reais e ao mesmo tempo sensíveis.
Caso não seja possível passar pela experiência da compra de um evento pode-se analisar a compra de qualquer outro produto desde que envolva uma quantia razoável do orçamento da empresa e também um período de pelo menos um mês de negociação.
Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócios. Uma vez com o projeto estruturado, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e principalmente convincente. Independente do formato escolhido para sua apresentação, o documento deve sempre ser sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muitos dados, mas ao mesmo tempo completo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora.
É essencial apresentar a empresa promotora, passar o conceito do evento e justifica-lo, apresentar o público alvo e o perfil dos convidados, destacar as cotas de patrocínio, benefícios e valores e informações que acrescentem para a apresentação.

PLANO DE ATAQUE:

Depois de selecionadas as empresas “alvo do trabalho” parte se para o plano de ataque.
Desenvolver uma proposta para cada cliente é trabalhoso e de alta complexidade. Exige uma pesquisa aprofundada sobre as necessidades e anseios de cada empresa e sobre seus objetivos de marketing. A primeira fase do plano de ataque é o estudo do suspect.
Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. Esses aspectos configuram boa parte do plano de ataque.
Segundo a autora do livro EVENTOS- Maria Cecília Giacaglia- “ para quem acha que vender um projeto é tarefa complexa, comprá-lo pode ser tão ou ainda mais difícil”
O vendedor precisa conhecer a pessoa ou pessoas que tem poder de fazer as coisas acontecerem dentro das respectivas empresas a fazer junto a elas um trabalho habilidoso de demonstração e eficácia de seu projeto.
Cada empresa pode ter épocas diferentes para executar seus planejamentos, de modo que o vendedor precisa estar sempre atento a todos os detalhes para apresentar seu projeto na hora oportuna.
A concorrência é grande e as empresas costumam selecionar os projetos antes da decisão final de modo que qualidade e competência são fundamentais para que o projeto tenha todos os requisitos para atender os critérios de seleção das empresas
O conjunto de todos os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa Target pode ser intitulado de “campanha”.
As campanhas devem ser planejadas caso a caso antes do inicio de venda do projeto definidas por meio de um fluxograma de ações, com datas e formatos predefinidos.
Os recursos empregados nas campanhas de venda de um projeto de eventos são os seguintes:

A) e-mail de apresentação
B) envio de material
C) evento de lançamento
D) telegrama
E) campanha de mídia
F) e-mails seqüenciais

No e-mail de apresentação devem ser observadas todas as técnicas de abordagem para atrair a atenção e interesse. As empresas recebem dezenas ou até centenas de e-mails, de modo que o e-mail deve ser bem preparado, para não correr o risco de ser descartado logo de inicio.
É recomendável que se programe o envio de e-mails e matérias pelo correio para que cheguem ao destino no inicio da semana de preferência na terça-feira . Se o contato Target receber o material no final de semana, pode deixar para ler na semana seguinte, correndo o risco de esquecê-lo na caixa de entrada de e-mails, que será estúpida por outros nesse intervalo do tempo.

Uma vez gerada a idéia, estrutura do projeto do evento, tendo sido identificação o Tagert de possíveis investidores, analisada a sua viabilidade financeira e realizado e ser planejamento comercial, o promotor do evento enfrentara então talvez a parte mais difícil de sua tarefa: a venda do projeto a possíveis investidores. Nessa fase, ele defrontar à com dois grandes desafios: driblar prováveis recursos e/ou vencer a concorrência de muitos outros promotores de eventos também em busca de patrocínio. Torna-se necessário, portanto haver grande capacidade de comunicação e habilidade para conseguir o intento.
A venda se dá em varias fases:

1º fase- Agendamento da visita.

As secretárias são treinadas para formar barreiras e barrar pessoas entre as quais o vendedor de eventos, antes mesmo que lhe seja dada a oportunidade de demonstrar as qualidades de seu projeto. Depende, pois, da habilidade do vendedor, de encontrar uma brecha nessa barreira.
O vendedor deve estar preparado para enfrentar certas dificuldades. Saber o que falar, quando fala é como falar é a chave do sucesso nesse primeiro contato.

2º fase- Primeira Reunião:

O vendedor encontra-se finalmente face a face com o contato Target. O plano do discurso já foi proposto na fase de planejamento da venda e deve ser colocado em pratica. Ele deve ser breve e direto, sem muitas explicações para não dar margem a uma negativa antecipada. Deve ser dito apenas o suficiente para despertar a atenção e a curiosidade do contato. Qualquer frase ou informação que não agrade o contato será excelente justificativa para um “não”

Os primeiros 30 segundos de uma reunião são decisivos para que o vendedor conquiste assipata do prospect. Vale um firme “olho no olho” um sorriso agradável, um gesto amigável a atitudes positivas.
Alem de criar empatia no inicio da conversa, o vendedor pode conquista a atenção do contato, para desenvolver uma conversação útil e agradável ate o fim da reunião.

3º fase - Apresentação do projeto.

O melhor momento para apresentar o projeto e a proposta comercial é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer ainda durante a primeira reunião, ou dependendo de seu andamento, em reunião posterior agendada no final da primeira.
Devem ser observadas estratégias especiais e inerentes ao assunto.

4º fase - A negociação

Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, sejam padronizados, sejam desenvolvidos exclusivamente para aquele prospect parte-se para a fase de negociação propriamente dita, durante a qual o vendedor enfrentara a uma serie de objeções e questionamento sobre o projeto e seu valor. Nesta fase é que entra o poder de persuasão e inteligência do vendedor para não por tudo a perder por falta de habilidade.

5º fase - Conclusão

A negociação somente poderá ser considerada terminada quanto é feita a assinatura do contrato. Fica, portanto em alerta para não confiar muito e não contar com recurso que já não estejam em suas mãos.

6º fase - Follow Up

O vendedor só pode contar com a obtenção do numerário que deseja com a assinatura do contato, mas para o bom promotor e para empresa que ele representa, o processo de venda ainda não terminou.

A ultima etapa do processo da venda de um evento o Follow- up é necessário para que o vendedor garanta a satisfação do cliente levando a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.

O vendedor poderá aproveitar esse encontro para garantir a pré-assinatura de contrato referente: à próxima edição do evento.
Todo empreendimento, principalmente se exige grande aporte de verbas, requer cuidadosa avaliação. Essa avaliação interessa a várias categorias de profissionais que concorrem para o sucesso do evento, como o promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução; os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram, conforme suas respectivas especialidades. Nos três casos a avaliação terá o propósito de provê-los de feedback sobre os trabalhos realizados e melhora-los, se for o caso.
O promotor do evento precisa saber se o conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Precisa, para tanto, de meios e de critérios para medir e avaliar os resultados. Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realizá-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento. A avaliação, tanto para o promotor do evento como para seu patrocinador, somente terá sentido se os resultados forem devidamente cotejados com os respectivos objetivos.
Por ocasião do planejamento, o promotor explicitará, primeiro de forma genérica e depois itemizadamente, mas sempre de forma realista, os objetivos a serem alcançados. Ele também procurará obter com o patrocinador seus objetivos genéricos e específicos. Ambos discutirão os itens e anteciparão, em conjunto, a viabilidade dos objetivos colimados.
A lista de objetivos podem-se acrescentar os critérios de apuração de cada um, organizando-se uma check-list. Essa lista torna possível uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as condições apresentadas.
Ainda que o patrocinador do evento não solicite avaliação ou elabore a à maneira, dificilmente terá coletado todos os dados necessário para o preenchimento da lista. Qualqer que seja o caso, é interessante apresentar a avaliação feita pelo promotor. O patrocinador merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte explicita do pacote de patrocínio.
Não é interessante analisar as respostas da avaliação da mesma forma e com o mesmo peso para todos os visitantes. A diferenciação por categorias será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevista diferentes para cada categoria de visitante.
O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita; seu tempo e paciência costumam ser limitados e, como as opiniões costumam ser coletadas após a participação, há que se considerar fatores como cansaço e pressa.
Muitas vezes, um incentivo externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se. Esse procedimento evitar captar apenas a opinião dos descontentes, o que ensejaria resultados negativamente enviesados.
Finalmente, após tudo avaliado, é a hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.
Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante a sua realização, seja logo após o seu término, quando estão “quentes” as impressões gerais.