quinta-feira, 26 de novembro de 2009
Depois de adquiridas informações como valor total do evento, objetivo do número de investidosres, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível simular resultados para cada um através da construção de um funil de prospecção contendo as diferentes fases da venda de um projeto de evento e da realização do calculo de cada uma de suas etapas.
As fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto são:
Suspect: Todas as pessoas e empresas envolvidas no universo target de patrocínio;
Prospects: Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato;
Leads: Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e/ ou expressaram interesse em mais informações;
Leads qualificados: Empresas e pessoas de nível decidório;
Oportunidades: Proposta emitida ao decidor do projeto;
Vendas: Contrato assinado;
O conjunto destas fases contitui o que se chama de ciclo de vendas e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa.A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar possíveis investidores em clientes patrocinadores do evento.
Quando trabalha-se com as três variáveis – níveis de cotas, valor e número de patrocinadores - para cada nível que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento, é possível ao promotor do evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.
Ao construir os cenários e realizar as simulações é necessário que o promotor tome algumas precauções como: considerar os benefícios constantes para cada nível para respeitar a regra custo-benefício; verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários atualizados; não misturar as marcas; não criar dependência de um único patrocinador; simular outros tipos e cenário.
PLANEJAMENTO DA VENDA:
Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
Antes de se tornar um vendedor de eventos, é fundamentar que já tenha tido experiência como comprador, para conhecer-se as angústias, dificuldades e questões que passam deste nicho e principalmente para saber supera-las com argumentos reais e ao mesmo tempo sensíveis.
Caso não seja possível passar pela experiência da compra de um evento pode-se analisar a compra de qualquer outro produto desde que envolva uma quantia razoável do orçamento da empresa e também um período de pelo menos um mês de negociação.
Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócios. Uma vez com o projeto estruturado, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e principalmente convincente. Independente do formato escolhido para sua apresentação, o documento deve sempre ser sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muitos dados, mas ao mesmo tempo completo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora.
É essencial apresentar a empresa promotora, passar o conceito do evento e justifica-lo, apresentar o público alvo e o perfil dos convidados, destacar as cotas de patrocínio, benefícios e valores e informações que acrescentem para a apresentação.
PLANO DE ATAQUE:
Depois de selecionadas as empresas “alvo do trabalho” parte se para o plano de ataque.
Desenvolver uma proposta para cada cliente é trabalhoso e de alta complexidade. Exige uma pesquisa aprofundada sobre as necessidades e anseios de cada empresa e sobre seus objetivos de marketing. A primeira fase do plano de ataque é o estudo do suspect.
Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. Esses aspectos configuram boa parte do plano de ataque.
Segundo a autora do livro EVENTOS- Maria Cecília Giacaglia- “ para quem acha que vender um projeto é tarefa complexa, comprá-lo pode ser tão ou ainda mais difícil”
O vendedor precisa conhecer a pessoa ou pessoas que tem poder de fazer as coisas acontecerem dentro das respectivas empresas a fazer junto a elas um trabalho habilidoso de demonstração e eficácia de seu projeto.
Cada empresa pode ter épocas diferentes para executar seus planejamentos, de modo que o vendedor precisa estar sempre atento a todos os detalhes para apresentar seu projeto na hora oportuna.
A concorrência é grande e as empresas costumam selecionar os projetos antes da decisão final de modo que qualidade e competência são fundamentais para que o projeto tenha todos os requisitos para atender os critérios de seleção das empresas
O conjunto de todos os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa Target pode ser intitulado de “campanha”.
As campanhas devem ser planejadas caso a caso antes do inicio de venda do projeto definidas por meio de um fluxograma de ações, com datas e formatos predefinidos.
Os recursos empregados nas campanhas de venda de um projeto de eventos são os seguintes:
A) e-mail de apresentação
B) envio de material
C) evento de lançamento
D) telegrama
E) campanha de mídia
F) e-mails seqüenciais
No e-mail de apresentação devem ser observadas todas as técnicas de abordagem para atrair a atenção e interesse. As empresas recebem dezenas ou até centenas de e-mails, de modo que o e-mail deve ser bem preparado, para não correr o risco de ser descartado logo de inicio.
É recomendável que se programe o envio de e-mails e matérias pelo correio para que cheguem ao destino no inicio da semana de preferência na terça-feira . Se o contato Target receber o material no final de semana, pode deixar para ler na semana seguinte, correndo o risco de esquecê-lo na caixa de entrada de e-mails, que será estúpida por outros nesse intervalo do tempo.
Uma vez gerada a idéia, estrutura do projeto do evento, tendo sido identificação o Tagert de possíveis investidores, analisada a sua viabilidade financeira e realizado e ser planejamento comercial, o promotor do evento enfrentara então talvez a parte mais difícil de sua tarefa: a venda do projeto a possíveis investidores. Nessa fase, ele defrontar à com dois grandes desafios: driblar prováveis recursos e/ou vencer a concorrência de muitos outros promotores de eventos também em busca de patrocínio. Torna-se necessário, portanto haver grande capacidade de comunicação e habilidade para conseguir o intento.
A venda se dá em varias fases:
1º fase- Agendamento da visita.
As secretárias são treinadas para formar barreiras e barrar pessoas entre as quais o vendedor de eventos, antes mesmo que lhe seja dada a oportunidade de demonstrar as qualidades de seu projeto. Depende, pois, da habilidade do vendedor, de encontrar uma brecha nessa barreira.
O vendedor deve estar preparado para enfrentar certas dificuldades. Saber o que falar, quando fala é como falar é a chave do sucesso nesse primeiro contato.
2º fase- Primeira Reunião:
O vendedor encontra-se finalmente face a face com o contato Target. O plano do discurso já foi proposto na fase de planejamento da venda e deve ser colocado em pratica. Ele deve ser breve e direto, sem muitas explicações para não dar margem a uma negativa antecipada. Deve ser dito apenas o suficiente para despertar a atenção e a curiosidade do contato. Qualquer frase ou informação que não agrade o contato será excelente justificativa para um “não”
Os primeiros 30 segundos de uma reunião são decisivos para que o vendedor conquiste assipata do prospect. Vale um firme “olho no olho” um sorriso agradável, um gesto amigável a atitudes positivas.
Alem de criar empatia no inicio da conversa, o vendedor pode conquista a atenção do contato, para desenvolver uma conversação útil e agradável ate o fim da reunião.
3º fase - Apresentação do projeto.
O melhor momento para apresentar o projeto e a proposta comercial é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer ainda durante a primeira reunião, ou dependendo de seu andamento, em reunião posterior agendada no final da primeira.
Devem ser observadas estratégias especiais e inerentes ao assunto.
4º fase - A negociação
Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, sejam padronizados, sejam desenvolvidos exclusivamente para aquele prospect parte-se para a fase de negociação propriamente dita, durante a qual o vendedor enfrentara a uma serie de objeções e questionamento sobre o projeto e seu valor. Nesta fase é que entra o poder de persuasão e inteligência do vendedor para não por tudo a perder por falta de habilidade.
5º fase - Conclusão
A negociação somente poderá ser considerada terminada quanto é feita a assinatura do contrato. Fica, portanto em alerta para não confiar muito e não contar com recurso que já não estejam em suas mãos.
6º fase - Follow Up
O vendedor só pode contar com a obtenção do numerário que deseja com a assinatura do contato, mas para o bom promotor e para empresa que ele representa, o processo de venda ainda não terminou.
A ultima etapa do processo da venda de um evento o Follow- up é necessário para que o vendedor garanta a satisfação do cliente levando a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.
O vendedor poderá aproveitar esse encontro para garantir a pré-assinatura de contrato referente: à próxima edição do evento.
Todo empreendimento, principalmente se exige grande aporte de verbas, requer cuidadosa avaliação. Essa avaliação interessa a várias categorias de profissionais que concorrem para o sucesso do evento, como o promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução; os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram, conforme suas respectivas especialidades. Nos três casos a avaliação terá o propósito de provê-los de feedback sobre os trabalhos realizados e melhora-los, se for o caso.
O promotor do evento precisa saber se o conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Precisa, para tanto, de meios e de critérios para medir e avaliar os resultados. Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realizá-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento. A avaliação, tanto para o promotor do evento como para seu patrocinador, somente terá sentido se os resultados forem devidamente cotejados com os respectivos objetivos.
Por ocasião do planejamento, o promotor explicitará, primeiro de forma genérica e depois itemizadamente, mas sempre de forma realista, os objetivos a serem alcançados. Ele também procurará obter com o patrocinador seus objetivos genéricos e específicos. Ambos discutirão os itens e anteciparão, em conjunto, a viabilidade dos objetivos colimados.
A lista de objetivos podem-se acrescentar os critérios de apuração de cada um, organizando-se uma check-list. Essa lista torna possível uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as condições apresentadas.
Ainda que o patrocinador do evento não solicite avaliação ou elabore a à maneira, dificilmente terá coletado todos os dados necessário para o preenchimento da lista. Qualqer que seja o caso, é interessante apresentar a avaliação feita pelo promotor. O patrocinador merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte explicita do pacote de patrocínio.
Não é interessante analisar as respostas da avaliação da mesma forma e com o mesmo peso para todos os visitantes. A diferenciação por categorias será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevista diferentes para cada categoria de visitante.
O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita; seu tempo e paciência costumam ser limitados e, como as opiniões costumam ser coletadas após a participação, há que se considerar fatores como cansaço e pressa.
Muitas vezes, um incentivo externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se. Esse procedimento evitar captar apenas a opinião dos descontentes, o que ensejaria resultados negativamente enviesados.
Finalmente, após tudo avaliado, é a hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.
Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante a sua realização, seja logo após o seu término, quando estão “quentes” as impressões gerais.
quarta-feira, 28 de outubro de 2009
Resumo do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.
TRAGA SEUS OBJETOS PARA TROCA
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TURESCAMBO 2009
![](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgF7YMuS3gMiBdGc_cSMIkL2_koFD_F-j4UQgtDd0ZGjGuq5JBf7ROlZZRZpYQVfjzsW3cJnBGwpT7FrM6Rcl3VV2Wlk0dQtG1oa18SK_lpKTBcXfs1N3DBw-KnOQgGSI8qMKLxJxg0NnI/s320/image001.jpg)
O evento Turescambo que acontecerá nos dias 5 e 6 de novembro de 2009, será realizado pelos alunos e professores do curso de Turismo da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais. Sendo esse, um evento que reúne ensino, pesquisa e extensão e além de uma feira de trocas de mercadorias solidárias.
Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio:Após a definição das atividades realizadas no evento, o ponto mais importante é o público alvo. Identificar qual a melhor forma de oferecer benefícios aos patrocinadores.Os benefícios aos patrocinadores devem estar relacionados com os objetivos do evento, exemplo: exposição da marca, relacionamento e venda.Existe algumas possibilidades e regras necessárias para garantir a oferta de benefícios aos patrocinadores, sendo que, o promotor pode optar por elas, levando em consideração o objetivo do evento e os recursos disponíveis.O promotor ao realizar o evento, ele expõe a marca dos patrocinadores da melhor forma possível, proporcionando de uma certa forma benefícios aos patrocinadores para a geração e exposição da marca.Segue abaixo algumas formas de exposição da marca do patrocinador:. Divulgação na mídia;· Assessoria de imprensa;· Peças de divulgação; . Merchandising.
São inúmeras as possibilidades de merchandising:-Pode estar inserido logomarca em material de sinalização do evento, como banners, cartazes, painéis eletrônicos, telas projetadas, entre outros. Porem todos deve seguir um determinado padrão, observando também a localização e quantidade a serem expostas.-Distribuição de material promocional da empresa durante o evento, ou seja, se o promotor do evento permitir que os patrocinadores distribuem folhetos para os participantes, mas é importante ter um planejamento para não se transformar em transtorno entre os convidados, então é necessário limitar uma quantidade para cada patrocinador.-Entrega ou sorteio de brindes é interessante para os convidados gerarem uma visão de exposição positiva da marca, mesmo os brindes não sendo de sua própria marca. Os promotores também lucram com essa ação, pois o evento se torna mais sofisticado e atrativo, quando há sorteios ou brindes.-O patrocinador pode apresentar seus produtos através vídeos instcional para o público geral. Quando isso acontece o promotor deve tomar alguns cuidados como, por exemplo: limitar o número de patrocinadores e o tempo de duração de cada vídeo.-É comum durante os eventos acontecerem dos promotores anunciarem os nomes dos patrocinadores, como forma de agradecimento.> Patrocínio do transladoQuando o evento envolve o deslocamento dos participantes, é possível oferecer cota de patrocínio de todo o percurso. O patrocinador pode deixar sua marca exposta nos primeiros contatos que os participantes terão com evento, antes mesmo de chegar no local, como podemos citar: capas para o encosto do ônibus ou avião, copos e talheres estampados e entretenimento a bordo.> Patrocínio do Keynote speakerOferecer a possibilidade de patrocinar, com exclusividade, o principal palestrante, garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação, como a estadia, transporte e refeição. Esses patrocinadores terão o direito de expor sua logomarca durante o evento e apresentação do palestrante e um discurso prévio do patrocinador.
Palestras durante o evento: Para que o patrocinador fique satisfeito e divulgue seu produto, é interessante que disponibilize pequenas palestras para que eles apresentem o que estão vendendo, normalmente ocorrendo entre as principais atrações do evento. Assim atraindo futuros patrocinadores, onde o próprio interage com seu público-alvo. A ordem destas palestras deve ser escolhidas com antecedência e divulgadas juntamente com o evento, os patrocinadores com uma coto mais alta, realizará a palestra em horário nobre, e quem fechar contrato primeiro também ficará em uma boa posição.As palestras devem ser organizadas antes, e repassadas para a organização do evento, que deverá analisar o conteúdo, percebendo se tem ligação com o tema central, e também para ser divulgado concomitantemente com o evento.Palestras pequenas de 30 minutos em média, pois é o tempo para passar a idéia central dos produtos e serviços e para que o público queira fazer algum contato com este patrocinador, e também é necessário que os palestrantes faça uma lista com antecedência, do que usará nesta, para que a organização adquira com antecedência este material.Outra dica importante é a escolha do próprio palestrante, que deverá ter uma fácil comunicação com o público, ter facilidade para falar, e os patrocinadores deverão enviar um pequeno histórico dos palestrantes, para que a organização tenha uma pequena noção, pois influenciará no resultado final do evento.Quando se oferece para os patrocinadores estandes ou espaços exclusivos, têm que ter um critério de escolha dos locais, em relação ao valor das cotas, ordem de chegada e antigos patrocinadores, caso tenha ocorrido edições anteriores.As atividades esportivas, caso haja em seu evento, deve conter propagandas de todos os tipos ao longo das quadras, ou local para o esporte, além de materiais para a execução do esporte, como exemplo camisetas, bonés, bolas, garrafinhas de água, toalhas, etc.Para incrementar e colocar seu evento em um patamar um pouco mais alto seria interessante o contrato de uma ou mais celebridades da área esportiva, tendo sessão de autógrafos exclusivos para os convidados dos patrocinadores, e campeonatos exclusivos também, entre outras coisas.Para almoços, jantares, coquetéis, e cafezinhos, os promotores podem também oferecer espaço para alguns patrocinadores expores, como cartazes, logomarcas nos guardanapos e nos copos, escolha do cardápio, contrato de um chefe de cozinha, entre outros.Salas de relaxamento ou beleza podem ser oferecidos por empresas que não estão relacionadas com tema central do evento, mas com o mesmo público, que pagará uma cota menor de patrocínio, pois é um produto específico, mas os patrocinadores fixos, também podem participar desta área para mostrar interesse na saúde dos clientes.Se houver shows e/ou cursos de aperfeiçoamento pessoal no evento, mas não como principal, oferece-se cotas de patrocínio, como apresentação, exposição da logomarca, brindes, vídeos etc.Salas de Internet grátis podem ser colocadas com cotas de patrocínios, onde empresas da áreas têm este interesse, podendo colocar ajudantes uniformizadas para ajudar os participantes, colocando sua logomarca nos computadores e no local.Todos patrocinadores têm o direito de colocar sua logomarca nos panfletos, cartazes, e divulgações do evento.
Estratégia pré e pós-evento: Apesar do nome pós-evento, as ações devem ter início antes da realização do evento e continuar durante a execução. O promotor não é obrigado a apoiar os patrocinadores no desenho da estratégia, mas se torna um grande diferencial do evento se patrocinador e promotor estiverem de comum acordo no suporte das ações desenvolvidas. Podem ser oferecidas as seguintes idéias aos patrocinadores:O RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s`il vous plaît”) captador de ações que podem ser executadas, para a garantia do evento e que são altamente atrativas para o patrocinador.Pós-evento:Pesquisas de perfil. É disponibilizado para o patrocinador o perfil dos confirmados, para que ele se prepare melhor para interagir com eles. · Pesquisas específicas para o evento. Possibilitam ao patrocinador informações ricas para se adequar ao evento. Podem ser feitas perguntas como, intenção de compras, pesquisas de interesse em palestras. Com o resultado o patrocinador pode definir com maior eficácia o conteúdo do próximo evento.. Pesquisa de lembrança de marca. Obter a proporção do impacto do evento em sua marca.· Pesquisa de conteúdo. Caso o patrocinador tenha interesse de entender o funcionamento do evento. Pré-evento:Após a obtenção das informações colhidas anteriormente, o patrocinador pode interagir com os confirmados mesmo entes da data do evento. Como por exemplo:Envio de material promocional. Com o intuito de apresentar o determinado assunto o convidado previamente selecionado.Reforço do convite. Carta personalizada a fim de reforçar o convite do evento.Envio de brindes. São objetos relacionados ao evento, e enviado para empresa ou ate mesmo a casa dos convidados confirmados.Pesquisa de conteúdo. Questionários rápidos, enviados antes do evento com conteúdo exclusivo de seu interesse. Os participantes devem preencham e depositem no dia do evento, promovendo o patrocinador e oferecendo um presente a todos que preencherem a pesquisa.
Mailing dos participantes:Importante para qualificar os confirmados do evento, a lista dos convidados que compareceram o que é para identificar o público com o qual os patrocinadores poderão manter contato após o evento. Durante o evento são coletadas informações dos participantes em relação a seus interesses, dados pessoais, áreas de possíveis interesses, o acontecimento que mais despertou sua atenção etc. A essa lista de informações o promotor de eventos pode agregar uma pesquisa de avaliação e qualificação com a participação ou não dos patrocinadores na elaboração do conteúdo.
Envio de Material:Após o evento o patrocinador pode estar enviando cartas de agradecimento personalizadas, folhetos direcionados aos interesses dos participantes, informações a respeito da empresa e de suas futuras atividades inclusive com calendário especificando as datas dos eventos.
Pós-evento:Um dos principais interesses do patrocinador é manter e fortalecer o vinculo com os participantes não somente por meios de correspondência, mas pelo contato pessoal. Para que aconteça o sucesso deste objetivo o patrocinador conta com as táticas que podem ser oferecidas pelo promotor de eventos como: a criação de atividades na área de esporte, debates de um assunto de interesse comum, encontros pré-agendados, entre outras.
Administração do mailing e das ações:Todas as ações pré e pós-eventos dependem de estrutura e bom planejamento. O promotor de eventos oferece parte de sua estrutura dedicada à organização do evento e também ao planejamento pré e pós-evento vindo isso a ser um potencial de negócios para ele montar uma estrutura separada dedicada exclusivamente a administração do mailing e de ações de relacionamento. Sendo assim o promotor de eventos irá oferecer a organização antes, durante e após o evento.
Avaliação do evento: Oferecer ao patrocínio o resultado da avaliação do evento, com diversas análises de participantes como um todo é certamente vantajoso. Essa ação facilitará as negociações do patrocínio como também do promotor de eventos para que ambos possam entender os pontos fracos e fortes que servirão como base para a melhoria dos próximos eventos.
Identificar o custo do evento: O valor do evento é sem dúvida a fase mais importante da estruturação do projeto. É uma tarefa complexa onde o promotor de eventos precisar garantir sua margem de lucro e ao mesmo tempo atrair investidores. Para isso o promotor deve levantar todos os custos envolvidos no evento, conhecer esses custos mesmo que por base, delimitar o nível mínimo de arrecadação ou a base do nível máximo de receita quando o evento tem esse propósito.Apesar de não ser viável dispor os custos com precisão, a análise pode ser realizada considerando os itens de maior valor financeiro e de maior peso. Para o custo desse itens pode-se atribuir peso de 60% a 80% sendo que o ideal é que seja levantado o maior número de itens possíveis. O custo levantado com os custos não previstos, total esse denominado custo final estimado passa a ser considerado o orçamento do evento.Apesar do nome pós-evento, as ações devem ter início antes da realização do evento e continuar durante a execução. O promotor não é obrigado a apoiar os patrocinadores no desenho da estratégia, mas se torna um grande diferencial do evento se patrocinador e promotor estiverem de comum acordo no suporte das ações desenvolvidas. Podem ser oferecidas as seguintes idéias aos patrocinadores:O RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s`il vous plaît”) captador de ações que podem ser executadas, para a garantia do evento e que são altamente atrativas para o patrocinador.
Fase de baixa concorrência (fase I) Para calcular o valor do evento, tempos atrás, o preço do produto ou serviço era definido considerando-se o lucro pretendido pela empresa e o custo de seu fornecimento, de acordo com fatores internos, ou seja, (preço = margem + custo). Tudo o que restava ao patrocinador era barganhar com o promotor que, se levasse a barganha adiante, perdia um pouco na margem de lucro e não havia outro comparativo. Fase de alta concorrência (fase II)Fase em que havia um alto índice de concorrência entre os eventos que passaram a ser similares até mesmo em relação ao público-alvo. O que passou a afetar seriamente a questão de preços, como fator decisivo, uma vez que o mercado passou a ditar os valores. Assim sendo, os custos passaram a ser vistos com mais empenho e dedicação, se tornando desafios para os profissionais da área (margem = preço – custo). É necessário então, considerar fatores internos e externos.Um fator que contribuiu muito para esta situação foi a abertura do mercado de informática pelo governo brasileiro que facilitou a abertura de grandes feiras de produtos e serviços nesta área
Fase da busca pela vantagem competitiva (Fase III) As empresas de eventos que aplicaram os mecanismos de conquista da vantagem competitiva, onde se procura entender melhor as necessidades e os processos de compra de seus clientes, tem apresentado resultados mais expressivos que seus concorrentes. Para alcançar o sucesso é necessário diferenciar-se de seus concorrentes; esta diferenciação pode ocorrer das seguintes formas:·Diferenciação no segmento: Significa que a empresa antecipou uma tendência ou um segmento ainda pouco explorado, mas com bom potencial;·Diferenciação nos serviços: Ocorre quando a empresa diferencia-se das demais na prestação de serviços que acompanham a execução do evento;. Diferenciação no atendimento: Diz respeito á cordialidade, simpatia e presteza acompanhadas do conhecimento técnico necessário á execução do serviço, o que é bastante observado pelos clientes e pode fazer com que uma empresa se diferencie da outra;. Diferenciação na imagem: São em geral empresas de outros segmentos que conseguiram êxito na área de eventos, o que fez com que o nome da empresa seja associado á competência e gere um leque de clientes fiéis.Estabelecer preço ao evento é cada vez mais uma tarefa complexa, é necessário observar os fatores internos de custo e geração de receita e acompanhar a concorrência do mercado entre outros fatores.O melhor preço está sempre associado ao atendimento amplo e eficaz das reais necessidades dos clientes, gerando produtos e serviços diferenciados que se comparados ao produto do concorrente possa estar isento de comparativo de valor.Preço = Imagem + Custo.Existem três possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio:Um único patrocinador:Dependendo do valor necessário para cobrir os custo parcial ou total do evento, a empresa pode optar por obter apenas um patrocinador, o que facilita no processo de negociação e é mais rápido, porém se o maior objetivo do patrocinador for exposição de sua marca ele pode acabar com a posição de “ dono do evento”.Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares:O promotor oferece apenas um nível de cota, dividido eqüitativamente entre todos os patrocinadores. Não é vantajoso, porém, para empresas de portes e condições financeiras diferentes, pois uma empresa de grande porte naturalmente irá exigir condições e benefícios diferenciados.Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados:Neste caso o valor é distribuído em proporções diferentes entre os patrocinadores, mas este critério de divisão não é vantajoso caso o promotor não possua benefício suficientemente diferenciados para comportar mais de um nível de cota de patrocínio.
terça-feira, 6 de outubro de 2009
CAPÍTULO 2 - ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO
Depois da geração de idéias para um evento há a parte da estruturação do evento, que é muito importante, pois sem um bom planejamento o evento se torna um fracasso. Neste segundo capitulo são discutidos o conceito, a identificação do público-alvo e do perfil dos convidados e a escolha do formato do evento.
O conceito de evento se define por três itens:
Tema Central: Na maioria das vezes é o próprio titulo, ou sua descrição mais elaborada. No titulo a escolha deve ser feita com muito cuidado, pois ele tem relação direta com o sucesso da venda e da execução do evento. Quanto mais segmentado for o evento maior será a probabilidade de se obter sucesso e maior será a chance de encontrar empresas que se identifiquem com o assunto e se interessem em patrocinar o evento.
Missão: A missão é a razão de o evento existir, e não é uma tarefa fácil defini-la, pois a mesma deve ser duradoura, não-perecível no decorrer do tempo. Deve ser capaz de traduzir em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado.
Objetivos: Significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos, estabelecendo a priori, mecanismos para mensurá-los. É preciso também que sejam identificados os objetivos para os patrocinadores, que serão divulgados durante o processo de comercialização do evento e por isso devem estar claros a todos os envolvidos.
Sob o ponto de vista do patrocinador há duas analises de objetivos:
Objetivo principal: O promotor do evento deve deixar claro se o evento tem como principal propósito o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas. Muitos querem englobar os três objetivos em um único evento, mas as chances de afastar o foco dos clientes são imensas, e se mesmo assim isso acontecer apenas um objetivo deve ser destacado.
Objetivos secundários: Além de se estabelecer o objetivo principal do evento, é preciso identificar quais são os outros objetivos a ser alcançado com a realização do evento, fazendo isso o promotor do evento poderá ter novas opções e oportunidades de investimento no evento, ou seja, com os objetivos secundários o evento poderá atrair outras empresas que se interessarem pelos objetivos do evento.
Para melhor compreensão do que foi descrito acima será exposto um exemplo dos objetivos secundários de eventos:
Objetivos secundários: EXPO MANAGEMENT
Objetivos:
· Desenvolver ferramentas de relacionamento exclusivas párea um seleto grupo de clientes e prospects. Por meio de ações exclusivas e diferenciadas serão geradas oportunidades de contato com este Target de forma impactante e com grande relevância.
· Por meio de abordagem antes, durante e depois do evento, gerar a oportunidade de contatos pessoais de clientes prospects pré-qualificados com seus Key accounts convertendo, dessa forma, o maior número possível de negócios.
· Promover a marca e o negócio para todos os participantes do evento.
Identificação do Público-Alvo e do Perfil dos convidados:
Definir qual o tipo de público de um evento é decidir quais empresas e pessoas que se deseja que participe do evento a ser realizada, a definição do público deve estar de acordo com os objetivos traçados p o evento. A primeira decisão a ser tomada pelos organizadores do evento refere-se ao público, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas, o ideal para um evento e que o promotor escolha pessoas físicas ou jurídicas e nunca os dois, por não ser eficaz, quando se faz a escolha por um tipo de publico os organizadores do evento conseguem manter o foco do mesmo por meio de:
· Uma única estratégia de comunicação e divulgação;
· Um formato único do evento;
· Uma única estratégia de arrecadação de verba;
· Um único sistema de avaliação do evento.
Dependendo do tipo de evento e do público - alvo, será possível descrevê-lo com maior ou menor especificidade, os eventos voltados para as empresas (coorporativo) costuma ser mais especifico e mais restrito do que os eventos para consumidores, já nos eventos direcionados a pessoas físicas, dificilmente será possível, ou mesmo necessária, uma definição detalhada dos convidados, neste caso se costuma definir estimativa da quantidade do público esperado para o evento e as características comuns e desejadas dos convidados.
Será apresentado a seguir um exemplo de como se definiu o público alvo de um evento:
· Público - alvo: Saúde Business Fórum
· Perfil dos Convidados
A IT Mídia está fazendo uma pesquisa com os 300 maiores hospitais do Brasil (número de leitos/faturamento) e identificado aqueles que mais vão investir em equipamentos/reforma/expansão nos próximos meses. Baseando-se nesses critérios, estaremos selecionado e convidando um alto executivo( Diretor Administrativo/Diretor executivo) que representará o hospital no evento, reunindo um total de 80 empresas.
Os convidados serão divididos em 10 grupos e participarão gratuitamente de toda a programação do evento, incluindo os custos relativos à acomodação e transporte aéreo.
· Escolha do formato do evento
Após estabelecer o conceito do evento e definir o público-alvo, e importante e necessário escolher o formato que melhor se adapte a ambos. O formato do evento é composto pelos seguintes itens:
· Data;
· Local;
· Atividade;
· Programa
Sendo assim será exposto a seguir cada um desses itens apresentando suas características para melhor escolhê-los:
A escolha da data de um evento deve atender às três categorias de pessoas envolvidas: convidados, patrocinadores e promotores. Além disso, deve se levar em consideração datas comemorativas; datas de eventos concorrentes; dias da semana mais apropriados; e por fim a sazonalidade e os diferentes períodos vividos por uma empresa ao longo do ano. Pelo histórico anual de participação em eventos das empresas, entre outubro e novembro, está o período mais propício a eventos que geram vendas.
A definição do local é um passo crucial para o sucesso das vendas de patrocínio e até mesmo da própria realização do evento. Deve-se avaliar se o local combina com a proposta do evento, se tem a infra-estrutura adequada e se está condizente com o orçamento disponível.
As atividades realizadas em um evento devem variar de acordo com o abjetivo do mesmo que pode ser a interação entre pessoas, vendas, exposição da marca, entre outros.
A palestra, muito indicada para eventos que visem venda e exposição da marca, devem ser planejadas com muita antecedência, uma vez que palestrantes de renome nacional e internacional costumam preencher suas agendas até um ano antes. O promotor deverá deixar claro para estes as estratégias e os objetivos específicos para a condução coerente com o restante do objetivo.
Reuniões privadas com grupos de mesmo interesse são extremamente importantes para qualquer tipo de evento.
Atualmente, a maioria dos eventos se propõe a oferecer momentos de lazer aos convidados, que variam de acordo com o porte do evento e podem ser atividades esportivas, almoços, jantares coquetéis ou coffee breaks, salas de relaxamento e beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, salas de internet, entre outros.
Estantes para exposição e vendas:
O papel dos estandes varia segundo o objetivo do evento: para relacionamentos o espaço poder ser apenas para exposição e demonstração de produtos ou serviços. Se o objetivo for para vendas, durante o evento, então deve ser preparado para comercializar produtos ou serviços.
Quanto ao tamanho os estandes podem ser:
· Padronizados – construídos pela organizadora do evento, com rival e tamanho semelhantes, usadas em congressos, com os custos inclusos no patrocínio.
· Customizados – com estrutura construída pelo organizador do evento.
A organizadora do evento contrata uma empresa especializada que oferece opções de tamanho e visual e valores diferentes que podem estar incluso no pacote ou na adicional e a organizadora se responsabiliza pela montagem.
· Customizados – com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador.
A escolha do tamanho e do visual é livre, somente o espaço é definido.
O programa geral precisa ser elaborado e definido cuidadosamente e nos mínimos detalhes.
Devem constar no programa:
· Dias de duração
· Horário de inicio e termino
· Horário de inicio e termino de cada palestra e atividade.
· Palestrante e pequeno histórico de cada um deles.
· Resumo de cada palestra com tópicos chave.
· Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso.
· Horários e locais das refeições
· Atividades paralelas, atividades esportivas, excursões, dias livres, etc.
quinta-feira, 1 de outubro de 2009
Vale a Pena Conferirir
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“Sinal Verde para Inclusão” é o tema da 16º Semana da Pessoa com Deficiência, que vai de 21 de setembro a 9 de outubro. A Prefeitura, através da Secretaria Municipal Adjunta de Direitos e Cidadania (SMADC), pela sua Coordenadoria de Direitos das Pessoas com Deficiência (CDPPD), é responsável pelo evento, aberto à população em geral.
A 16ª semana quer mostrar a necessidade de acelerar o processo de inclusão de pessoas e de grupos sociais, além de destacar as suas capacidades, potencialidades e habilidades, através de conquistas no âmbito político e social.
Para o coordenador da CDPPD, José Carlos Dias Filho, “há um avanço nas políticas públicas e sociais em comparação a cinco ou dez anos atrás”. Ele destaca que ainda existem muitas barreiras a serem derrubadas nas áreas dos transportes públicos, na comunicação e na acessibilidade arquitetônica.
A programação da 16ª Semana começa com uma caminhada no Dia Mundial de Luta das Pessoas com Deficiência, 21 de setembro, após a abertura oficial do evento, na Praça da Estação, onde haverá feira de artesanato, Rua de Lazer do Sesc, prestação de serviços, lançamento do táxi acessível e atividades artísticas e culturais. Na sequência das atividades diárias estão previstos exposição de arte, filme temático, festival esportivo e seminários com os temas empregabilidade, acessibilidade e tecnologias assistivas.
A Secretaria Municipal Adjunta de Direitos e Cidadania está empenhada na participação do Poder Público junto aos diversos segmentos populacionais e sociais, apoiando iniciativas individuais e de grupo das pessoas com deficiência que buscam romper limitações e desafios. Para a secretária Silvia Helena “a 16ª semana da Pessoa com Deficiência, com o tema Sinal Verde para Inclusão, representa ações e reflexões balizadoras importantes sobre a inclusão social em Belo Horizonte”.
quarta-feira, 30 de setembro de 2009
quinta-feira, 17 de setembro de 2009
"Sessão de cinema para crianças especiais" (crianças com deficiencia visual e auditiva)
Os objetivos do evento são de que as pessoas no caso as crianças com deficiência auditiva ou visual possam assistir a um filme e ter uma experiência próxima à de uma pessoa normal, Para os deficientes visuais seriam disponibilizados fones de ouvido sem fio. Com eles, o espectador ouve uma narração contando os detalhes das cenas que estão a aparecer na tela. Para os quem tem problemas de audição assistiriam ao filme usando um aparelho que reflete legendas do filme numa tela plástica na sua cadeira.
quarta-feira, 2 de setembro de 2009
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Resumo do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos de Marilia Cecilia Giacaglia
Segundo Kotler, foi no início da década de 1950 o começo ainda tímido do destaque dos eventos na área de promoção de vendas através da nomeação de gerentes de promoção de vendas para controlarem e lidarem com os diversos instrumentos de promoção com quem ninguém se importava.
Em 1958 e em 1970 houveram dois marcos nesta trajetória, primeiramente com a Feira Nacional da Industria Têxtil e depois com a inauguração do complexo Anhembi e Salão do Automóvel.
Até então, não havia venda de produtos no local da realização, apenas promoção. Segundo Evaristo Borin, embora hajam algumas exceções as feiras brasileiras foram consideradas eventos institucionais até a abertura do mercado em 1990.
Ao se observar hoje a evolução do numero, diversidade e importância dos eventos de negócios, fica-se impressionado com a constatação de que tal desenvolvimento se tenha dado em cerca de apenas 50 anos.O aumento em números porem, não correspondeu ao aumento em qualidade na organização e formação adequada de organizadores de eventos.
Tornaram-se imprescindíveis requisitos como idéias muito criativas, excelente estruturação, projetos e propostas adequados, capacidade de comunicação e facilidade de venda na busca de patrocínios.
Geração, seleção e Teste de idéias para eventos
Os grandes avanços que vem ocorrendo nós últimos anos no mundo, a exemplo da tecnologia “obrigam” de certa forma as empresas a modificarem sua atuação no mercado e até mesmo suas estratégias, na tentativa de obter lucros maiores, e ate mesmo tentando se consolidar e se manter “firme” em um mercado extremamente competitivo.
As empresas que lidam com os eventos vivem a mesma situação, as organizações de eventos tem de estar a todo momento se inovando, e sendo cada vez mais criativas para poder conquistar novos clientes e manter antigos clientes fieis as empresas de eventos. Quando uma empresa de eventos esta elaborando um novo projeto é importante, que a mesma na elaboração desse projeto fique atenta a algumas etapas como: geração, seleção e teste. Tanto as empresas como os próprios profissionais de eventos no processo de elaboração deve ter “em mente” que é muito importante se ter varias idéias de como seria e qual a melhor forma de elaborar eventos, para que posteriormente apenas uma boa idéia seja concretizada.
Sendo assim na geração de idéias existe alguns processos que auxiliam na obtenção da mesma, para os eventos que são eles: observação, auto analise,leitura, brainstarming e network. Senso assim se faz necessário detalhar cada processo;
1º Observação: É importante no processo de criação de um eventos, observar tudo o que está acontecendo para extrair idéias para elaborar as atividades do evento.
2º Auto-Análise: Algumas idéias surgem de uma auto-analise, através de uma reflexão sobre as necessidades que não estão sendo atendidas.
3º Leitura: O habito da leitura pode trazer as pessoas que de alguma forma tem influencia sobre as empresas, diferentes pontos de vista sobre diversos assuntos, que acabam auxiliando na elaboração de um evento.
4º Brainstarming: Reuniões com pessoas de diversas áreas podem trazer resultados inesperados, principalmente quando abertas a profissionais de níveis intermediários e de diferentes setores da empresa.
5º Network: Trocas de informações com pessoas de áreas de atuação diferentes podem trazer ao profissional de eventos boas idéias para a realização de eventos.
Existem inúmeras fontes de geração de idéias, podendo ser classificadas em duas categorias: internas e externas as empresas, que serão apresentadas a seguir.
Fontes Internas
Algumas idéias surgem de dentro das próprias empresas, através de uma estrutura formal e informal, utilizando-se de caixas de sugestão e ate mesmo de pesquisas internas, certas empresas não dão importância a essas fontes de geração de idéias, deixando de captar subsídios para o processo de elaboração de novos eventos.
Como as fontes internas podem ajudar na geração de idéias
Equipe de vendas: Os vendedores de eventos de algumas empresas conseguem captar informações como motivos pelos quais clientes compraram ou não cotas de patrocínio, expectativas por melhorias nas atuais edições e o que esperam a mais da empresa em termos de atendimento, de suporte e também de novos eventos.
Equipe de suporte e atendimento: A equipe de suporte e atendimento quando estão em contato direto com os clientes, podem contribuir para enriquecer discussões na empresa sobre melhorias nos atuais eventos ou na idealização de eventos que surgiram.
Caixas de sugestão: As caixas de sugestão são utilizadas por algumas organizações para obter informações como criticas, sugestões entre outros temas.
Pesquisas internas: AS pesquisas internas possuem um mecanismo de coleta de idéias estruturadas e com objetivo especifico, é realizada por meio de formulários ou questionários.
Estrutura interna de pesquisa: Empresas tem o habito de pesquisar novas idéias ou formas diferentes de realizar eventos.
Fontes Externas
O profissional que deseja gerar idéias de novos ventos pode buscar informações em outras empresas com as quais se relaciona ou nos seus concorrentes, como também observando outros eventos, anúncios e reportagens, entre outro.
-Os clientes ajudam muito na estruturação de um evento quando são ouvidos seus desejos, necessidades através de pesquisas e estudos realizados pela própria empresa ou instituto especializado.
-Os fornecedores e parceiros de negócios são empresas que estão no meio da cadeia produtiva, como por exemplo, agencias de propaganda e de publicidade, entre outras.
- Saber o que a concorrência está fazendo e tentar descobrir seus próximos passos pode servir de fonte para possíveis idéias.
- Participar de todos os tipos de eventos e todas as dimensões é uma importante fonte de idéias, pois se descobre o que pode ser feito de melhor, o que está faltando e o que pode ser aproveitado, assim como procurar outras fontes de pesquisa, como, por exemplo, reportagens, outdoors ou qualquer outro veiculo de comunicação.
Para a escolha das melhores idéias, primeiramente é necessário definir o que, no caso, se entende por melhor, por isso deve ser analisados, de forma rápida, fatores como recursos necessários, pontos fracos e fortes, adequação à imagem da empresa e tendências de longo prazo. Em seguida, podem ser verificados itens mais específicos, porem mais complexos de se obter, como ROI (Retorno sobre o Investimento), demanda prevista e concorrência.
Processo de Seleção de Idéias
No processo rápido de idéias proposta pela autora, dois são analisados:
- Demanda: Visa considerar aspectos externos à empresa, como a existência de demanda, seu tamanho em valor de receita e a participação possível de mercado diante da concorrência. (Quanto mais alta for à demanda, mais à esquerda a idéia deve ser posicionada).
- Competência interna: Vários aspectos podem ser considerados neste critério, como a capacidade técnica de execução da idéia, a existência de recursos internos ou de parceiros, o custo de viabilidade do projeto, o impacto nos negócios, a possibilidade de gerar vantagem e adequação com a imagem da empresa. (Quanto maior for à competência interna de execução, mais acima a idéia deve ser posicionada).
Grau de Inovação
Ao selecionar uma idéia entre varias, é preciso analisar se ela representará valor real e único ao cliente e se irá perdurar no longo prazo. Isso significa avaliar seu grau de inovação ou diferenciação no mercado, para isso existem metodologias de analise do grau de inovação.Uma vez gerada, selecionada e testada a melhor idéia entre as cogitadas, o promotor enfrentará a próxima etapa do processo, que consiste na estruturação de idéia selecionada.
sábado, 22 de agosto de 2009
"Sessão de Cinema para Crianças Especiais"
Este grupo tem por objetivo criar um festival de cimena direcionado à crianças que possuam alguma limitação, visando a inserção das mesmas no cenário cultural de Belo Horizonte.
Quem está no Território Turístico?
![](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEh-1Lzha7SmfWbIvp060SpOKIifCNH4FmU4eDl22xBZmv7QlglkaC7ZBWdsVmrwoRU1uQIX3cQ59fm8oMphgJ-gyRJe51sIuejQyAxDf4VHHqVXyXliHchrncH2WPbTQK2y7voavRf90w4/s320/cafe+da+manha+frances+018.jpg)
Veja quem está no Território Turístico:
- Fernanda Soares
- Maurício de Oliveira Dornelas
- Mariana Hinkelmann
- Paola Félix