PREVISÃO DOS RESULTADOS E ARRECADAÇÃO DE RECURSOS:

Depois de adquiridas informações como valor total do evento, objetivo do número de investidosres, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível simular resultados para cada um através da construção de um funil de prospecção contendo as diferentes fases da venda de um projeto de evento e da realização do calculo de cada uma de suas etapas.
As fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto são:
Suspect: Todas as pessoas e empresas envolvidas no universo target de patrocínio;
Prospects: Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato;
Leads: Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e/ ou expressaram interesse em mais informações;
Leads qualificados: Empresas e pessoas de nível decidório;
Oportunidades: Proposta emitida ao decidor do projeto;
Vendas: Contrato assinado;
O conjunto destas fases contitui o que se chama de ciclo de vendas e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa.A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar possíveis investidores em clientes patrocinadores do evento.
Quando trabalha-se com as três variáveis – níveis de cotas, valor e número de patrocinadores - para cada nível que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento, é possível ao promotor do evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.
Ao construir os cenários e realizar as simulações é necessário que o promotor tome algumas precauções como: considerar os benefícios constantes para cada nível para respeitar a regra custo-benefício; verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários atualizados; não misturar as marcas; não criar dependência de um único patrocinador; simular outros tipos e cenário.

PLANEJAMENTO DA VENDA:


Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
Antes de se tornar um vendedor de eventos, é fundamentar que já tenha tido experiência como comprador, para conhecer-se as angústias, dificuldades e questões que passam deste nicho e principalmente para saber supera-las com argumentos reais e ao mesmo tempo sensíveis.
Caso não seja possível passar pela experiência da compra de um evento pode-se analisar a compra de qualquer outro produto desde que envolva uma quantia razoável do orçamento da empresa e também um período de pelo menos um mês de negociação.
Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócios. Uma vez com o projeto estruturado, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e principalmente convincente. Independente do formato escolhido para sua apresentação, o documento deve sempre ser sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muitos dados, mas ao mesmo tempo completo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora.
É essencial apresentar a empresa promotora, passar o conceito do evento e justifica-lo, apresentar o público alvo e o perfil dos convidados, destacar as cotas de patrocínio, benefícios e valores e informações que acrescentem para a apresentação.

PLANO DE ATAQUE:

Depois de selecionadas as empresas “alvo do trabalho” parte se para o plano de ataque.
Desenvolver uma proposta para cada cliente é trabalhoso e de alta complexidade. Exige uma pesquisa aprofundada sobre as necessidades e anseios de cada empresa e sobre seus objetivos de marketing. A primeira fase do plano de ataque é o estudo do suspect.
Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. Esses aspectos configuram boa parte do plano de ataque.
Segundo a autora do livro EVENTOS- Maria Cecília Giacaglia- “ para quem acha que vender um projeto é tarefa complexa, comprá-lo pode ser tão ou ainda mais difícil”
O vendedor precisa conhecer a pessoa ou pessoas que tem poder de fazer as coisas acontecerem dentro das respectivas empresas a fazer junto a elas um trabalho habilidoso de demonstração e eficácia de seu projeto.
Cada empresa pode ter épocas diferentes para executar seus planejamentos, de modo que o vendedor precisa estar sempre atento a todos os detalhes para apresentar seu projeto na hora oportuna.
A concorrência é grande e as empresas costumam selecionar os projetos antes da decisão final de modo que qualidade e competência são fundamentais para que o projeto tenha todos os requisitos para atender os critérios de seleção das empresas
O conjunto de todos os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa Target pode ser intitulado de “campanha”.
As campanhas devem ser planejadas caso a caso antes do inicio de venda do projeto definidas por meio de um fluxograma de ações, com datas e formatos predefinidos.
Os recursos empregados nas campanhas de venda de um projeto de eventos são os seguintes:

A) e-mail de apresentação
B) envio de material
C) evento de lançamento
D) telegrama
E) campanha de mídia
F) e-mails seqüenciais

No e-mail de apresentação devem ser observadas todas as técnicas de abordagem para atrair a atenção e interesse. As empresas recebem dezenas ou até centenas de e-mails, de modo que o e-mail deve ser bem preparado, para não correr o risco de ser descartado logo de inicio.
É recomendável que se programe o envio de e-mails e matérias pelo correio para que cheguem ao destino no inicio da semana de preferência na terça-feira . Se o contato Target receber o material no final de semana, pode deixar para ler na semana seguinte, correndo o risco de esquecê-lo na caixa de entrada de e-mails, que será estúpida por outros nesse intervalo do tempo.

Uma vez gerada a idéia, estrutura do projeto do evento, tendo sido identificação o Tagert de possíveis investidores, analisada a sua viabilidade financeira e realizado e ser planejamento comercial, o promotor do evento enfrentara então talvez a parte mais difícil de sua tarefa: a venda do projeto a possíveis investidores. Nessa fase, ele defrontar à com dois grandes desafios: driblar prováveis recursos e/ou vencer a concorrência de muitos outros promotores de eventos também em busca de patrocínio. Torna-se necessário, portanto haver grande capacidade de comunicação e habilidade para conseguir o intento.
A venda se dá em varias fases:

1º fase- Agendamento da visita.

As secretárias são treinadas para formar barreiras e barrar pessoas entre as quais o vendedor de eventos, antes mesmo que lhe seja dada a oportunidade de demonstrar as qualidades de seu projeto. Depende, pois, da habilidade do vendedor, de encontrar uma brecha nessa barreira.
O vendedor deve estar preparado para enfrentar certas dificuldades. Saber o que falar, quando fala é como falar é a chave do sucesso nesse primeiro contato.

2º fase- Primeira Reunião:

O vendedor encontra-se finalmente face a face com o contato Target. O plano do discurso já foi proposto na fase de planejamento da venda e deve ser colocado em pratica. Ele deve ser breve e direto, sem muitas explicações para não dar margem a uma negativa antecipada. Deve ser dito apenas o suficiente para despertar a atenção e a curiosidade do contato. Qualquer frase ou informação que não agrade o contato será excelente justificativa para um “não”

Os primeiros 30 segundos de uma reunião são decisivos para que o vendedor conquiste assipata do prospect. Vale um firme “olho no olho” um sorriso agradável, um gesto amigável a atitudes positivas.
Alem de criar empatia no inicio da conversa, o vendedor pode conquista a atenção do contato, para desenvolver uma conversação útil e agradável ate o fim da reunião.

3º fase - Apresentação do projeto.

O melhor momento para apresentar o projeto e a proposta comercial é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer ainda durante a primeira reunião, ou dependendo de seu andamento, em reunião posterior agendada no final da primeira.
Devem ser observadas estratégias especiais e inerentes ao assunto.

4º fase - A negociação

Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, sejam padronizados, sejam desenvolvidos exclusivamente para aquele prospect parte-se para a fase de negociação propriamente dita, durante a qual o vendedor enfrentara a uma serie de objeções e questionamento sobre o projeto e seu valor. Nesta fase é que entra o poder de persuasão e inteligência do vendedor para não por tudo a perder por falta de habilidade.

5º fase - Conclusão

A negociação somente poderá ser considerada terminada quanto é feita a assinatura do contrato. Fica, portanto em alerta para não confiar muito e não contar com recurso que já não estejam em suas mãos.

6º fase - Follow Up

O vendedor só pode contar com a obtenção do numerário que deseja com a assinatura do contato, mas para o bom promotor e para empresa que ele representa, o processo de venda ainda não terminou.

A ultima etapa do processo da venda de um evento o Follow- up é necessário para que o vendedor garanta a satisfação do cliente levando a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.

O vendedor poderá aproveitar esse encontro para garantir a pré-assinatura de contrato referente: à próxima edição do evento.
Todo empreendimento, principalmente se exige grande aporte de verbas, requer cuidadosa avaliação. Essa avaliação interessa a várias categorias de profissionais que concorrem para o sucesso do evento, como o promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução; os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram, conforme suas respectivas especialidades. Nos três casos a avaliação terá o propósito de provê-los de feedback sobre os trabalhos realizados e melhora-los, se for o caso.
O promotor do evento precisa saber se o conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Precisa, para tanto, de meios e de critérios para medir e avaliar os resultados. Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realizá-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento. A avaliação, tanto para o promotor do evento como para seu patrocinador, somente terá sentido se os resultados forem devidamente cotejados com os respectivos objetivos.
Por ocasião do planejamento, o promotor explicitará, primeiro de forma genérica e depois itemizadamente, mas sempre de forma realista, os objetivos a serem alcançados. Ele também procurará obter com o patrocinador seus objetivos genéricos e específicos. Ambos discutirão os itens e anteciparão, em conjunto, a viabilidade dos objetivos colimados.
A lista de objetivos podem-se acrescentar os critérios de apuração de cada um, organizando-se uma check-list. Essa lista torna possível uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as condições apresentadas.
Ainda que o patrocinador do evento não solicite avaliação ou elabore a à maneira, dificilmente terá coletado todos os dados necessário para o preenchimento da lista. Qualqer que seja o caso, é interessante apresentar a avaliação feita pelo promotor. O patrocinador merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte explicita do pacote de patrocínio.
Não é interessante analisar as respostas da avaliação da mesma forma e com o mesmo peso para todos os visitantes. A diferenciação por categorias será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevista diferentes para cada categoria de visitante.
O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita; seu tempo e paciência costumam ser limitados e, como as opiniões costumam ser coletadas após a participação, há que se considerar fatores como cansaço e pressa.
Muitas vezes, um incentivo externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se. Esse procedimento evitar captar apenas a opinião dos descontentes, o que ensejaria resultados negativamente enviesados.
Finalmente, após tudo avaliado, é a hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.
Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante a sua realização, seja logo após o seu término, quando estão “quentes” as impressões gerais.

Resumo do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.

CAP. 4 Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos.

Para identificar e selecionar os possíveis patrocinadores e apoiadores de um evento, o promotor deve realizar várias pesquisas, para localizar os mais prováveis e depois para priorizar aqueles que estariam em condições de assumir esse encargo e que seriam de interesse do promotor.Antes de partir para a identificação de possíveis patrocinadores, o promotor deve saber os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número-alvo de patrocinadores.As empresas buscam recursos com diferentes propósitos. Existem as que buscam cobertura parcial ou total dos custos, mas sem interesse de lucrar com o evento, já que o consideram como um meio para gerar negócios, e outras cujo único objetivo é gerar lucro com o evento, já que ele é seu negócio-fim.O promotor pode ter como objetivo a participação apenas de um grande patrocinador que financie todo o evento, um grande patrocinador e alguns pequenos ou vários pequenos.Na lista de segmentos-alvo devem constar os segmentos diretamente relacionados ao conteúdo do evento e que compartilham dos mesmos interesses e objetivos do promotor; segmentos indiretamente relacionados ao conteúdo do evento que visam a interesses específicos relacionados ao público-alvo, à localização, à divulgação oferecida e a outros aspectos do evento; independentemente do segmento ao qual pertencem os parceiros, devem fazer parte da lista prioritária de possíveis patrocinadores.Da lista de possíveis segmentos nos quais se pode buscar recursos, é preciso identificar a quais será oferecido patrocínio, apoio ou parceria.Normalmente os segmentos diretamente relacionados ao tema central do evento e os parceiros investem em patrocínios, por terem objetivos similares aos do promotor do evento. Já os sem relação direta terão, na maioria dos casos, interesse apenas em apoios ou em cotas de patrocínios menores.Após listar os segmentos, deve-se preparar a relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos e classificar as de segmentos diretamente envolvidos e que investirão no evento, em pequeno, médio e grande porte. No caso de busca por apoio onde não há investimentos diretos envolvidos e sim serviços oferecidos, o promotor do evento deve identificar os segmentos relacionados e as possíveis instituições patrocinadoras.Uma vez identificados os segmentos e feita a listagem das empresas que compõem cada um deles, é preciso selecionar as que serão contatadas comercialmente. Para essa seleção, são necessárias exaustivas pesquisas que considerem o perfil das empresas, objetivos de marketing, estratégias de eventos e orçamento destinado a eventos.Para saber o perfil das empresas, é necessário procurar no site da empresa o seu nome, endereço, telefone, e-mail, website, faturamento anual, segmento, principais executivos, produtos e serviços, descrição do negócio, concorrentes, clientes, fornecedores, distribuidores, dentre outros. Se no site da empresa faltar dados, é necessário agendar uma entrevista pessoal ou por telefone, procurar balanços financeiros, notícias e artigos, divulgados em jornais, internet, revistas. O importante e que esse processo seja estruturado, ou seja, que haja um roteiro de entrevista com as perguntas necessárias e uma forma de armazenamento das informações.É necessário pesquisar quais os objetivos de marketing comumente adotados pelas empresas e como são compostos os seus planos de ação. Esses objetivos envolvem o crescimento da empresa, a aquisição de novos clientes e consolidação da empresa.Para priorizar as empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores, deve- se levar em contas as empresas com maior propensão a investir patrocínio, divididas por portes e segmentos e as empresas que mais interessam ao promotor. Essa lista é importante para que o promotor defina quais os patrocinadores que devem receber exclusividade e investimentos de recursos da empresa promotora e de tempo do vendedor.Deve-se levar em conta qual é a importância desse patrocinador para a imagem do evento, qual é o grau de relacionamento da empresa promotora com aquele possível patrocinador, qual o potencial financeiro que esse patrocinador tem para investir em eventos, se essa empresa tem histórico favorável de investimento nesse tipo de evento, quanto o evento atenderá aos objetivos de marketing do patrocinador; se o seu formato, como local e data, atrairá a empresa.Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas, em número bastante restrito, que são de maior interesse do promotor do evento.É preciso que se divulgue a lista das empresas preferidas e escolhidas a todos os envolvidos na organização e na venda do evento para que possam dar atendimento prioritário. Por exemplo, quando uma das empresas dessa lista entrar em contato com a organizadora, deve receber atendimento especial da recepcionista; na falta de algum vendedor, deve retornar a ligação o mais breve possível.

TRAGA SEUS OBJETOS PARA TROCA

As coletas dos materiais para o Turesacmbo acontecerão na própria universidade, no prédio 47 nos dias 20, 22, 27,28 e 29 de outubro, de 17:00 ás 19:00 e também durante os intervalos das aulas. A coleta dos produtos na Puc da Praça da Liberdade acontecerá nos dias 23,26 e 30 de outubro no horário de 17:00 ás 19:00 e também no intervalo das aulas. Traga seus produtos sua contribuiçao é mto importante....

Ao entregarem o produto para troca as pessoas receberão de imediato um termo de compromisso explicando todos os procedimentos que acontecerá com o seu produto. Receberão também a moeda de troca que será utilizada no evento, o Escambau, de acordo com o valor fixado para o produto entregue. Coube a esse grupo também, providenciar caixas para o armazenamento dos produtos coletados.

TURESCAMBO 2009

O evento Turescambo que acontecerá nos dias 5 e 6 de novembro de 2009, será realizado pelos alunos e professores do curso de Turismo da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais. Sendo esse, um evento que reúne ensino, pesquisa e extensão e além de uma feira de trocas de mercadorias solidárias.

Resumo do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos

CAPÍTULO 3 - BENEFICIOS AOS PATROCINADORES E COTAS DE PATROCÍNIO

Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio:Após a definição das atividades realizadas no evento, o ponto mais importante é o público alvo. Identificar qual a melhor forma de oferecer benefícios aos patrocinadores.Os benefícios aos patrocinadores devem estar relacionados com os objetivos do evento, exemplo: exposição da marca, relacionamento e venda.Existe algumas possibilidades e regras necessárias para garantir a oferta de benefícios aos patrocinadores, sendo que, o promotor pode optar por elas, levando em consideração o objetivo do evento e os recursos disponíveis.O promotor ao realizar o evento, ele expõe a marca dos patrocinadores da melhor forma possível, proporcionando de uma certa forma benefícios aos patrocinadores para a geração e exposição da marca.Segue abaixo algumas formas de exposição da marca do patrocinador:. Divulgação na mídia;· Assessoria de imprensa;· Peças de divulgação; . Merchandising.
São inúmeras as possibilidades de merchandising:-Pode estar inserido logomarca em material de sinalização do evento, como banners, cartazes, painéis eletrônicos, telas projetadas, entre outros. Porem todos deve seguir um determinado padrão, observando também a localização e quantidade a serem expostas.-Distribuição de material promocional da empresa durante o evento, ou seja, se o promotor do evento permitir que os patrocinadores distribuem folhetos para os participantes, mas é importante ter um planejamento para não se transformar em transtorno entre os convidados, então é necessário limitar uma quantidade para cada patrocinador.-Entrega ou sorteio de brindes é interessante para os convidados gerarem uma visão de exposição positiva da marca, mesmo os brindes não sendo de sua própria marca. Os promotores também lucram com essa ação, pois o evento se torna mais sofisticado e atrativo, quando há sorteios ou brindes.-O patrocinador pode apresentar seus produtos através vídeos instcional para o público geral. Quando isso acontece o promotor deve tomar alguns cuidados como, por exemplo: limitar o número de patrocinadores e o tempo de duração de cada vídeo.-É comum durante os eventos acontecerem dos promotores anunciarem os nomes dos patrocinadores, como forma de agradecimento.> Patrocínio do transladoQuando o evento envolve o deslocamento dos participantes, é possível oferecer cota de patrocínio de todo o percurso. O patrocinador pode deixar sua marca exposta nos primeiros contatos que os participantes terão com evento, antes mesmo de chegar no local, como podemos citar: capas para o encosto do ônibus ou avião, copos e talheres estampados e entretenimento a bordo.> Patrocínio do Keynote speakerOferecer a possibilidade de patrocinar, com exclusividade, o principal palestrante, garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação, como a estadia, transporte e refeição. Esses patrocinadores terão o direito de expor sua logomarca durante o evento e apresentação do palestrante e um discurso prévio do patrocinador.
Palestras durante o evento: Para que o patrocinador fique satisfeito e divulgue seu produto, é interessante que disponibilize pequenas palestras para que eles apresentem o que estão vendendo, normalmente ocorrendo entre as principais atrações do evento. Assim atraindo futuros patrocinadores, onde o próprio interage com seu público-alvo. A ordem destas palestras deve ser escolhidas com antecedência e divulgadas juntamente com o evento, os patrocinadores com uma coto mais alta, realizará a palestra em horário nobre, e quem fechar contrato primeiro também ficará em uma boa posição.As palestras devem ser organizadas antes, e repassadas para a organização do evento, que deverá analisar o conteúdo, percebendo se tem ligação com o tema central, e também para ser divulgado concomitantemente com o evento.Palestras pequenas de 30 minutos em média, pois é o tempo para passar a idéia central dos produtos e serviços e para que o público queira fazer algum contato com este patrocinador, e também é necessário que os palestrantes faça uma lista com antecedência, do que usará nesta, para que a organização adquira com antecedência este material.Outra dica importante é a escolha do próprio palestrante, que deverá ter uma fácil comunicação com o público, ter facilidade para falar, e os patrocinadores deverão enviar um pequeno histórico dos palestrantes, para que a organização tenha uma pequena noção, pois influenciará no resultado final do evento.Quando se oferece para os patrocinadores estandes ou espaços exclusivos, têm que ter um critério de escolha dos locais, em relação ao valor das cotas, ordem de chegada e antigos patrocinadores, caso tenha ocorrido edições anteriores.As atividades esportivas, caso haja em seu evento, deve conter propagandas de todos os tipos ao longo das quadras, ou local para o esporte, além de materiais para a execução do esporte, como exemplo camisetas, bonés, bolas, garrafinhas de água, toalhas, etc.Para incrementar e colocar seu evento em um patamar um pouco mais alto seria interessante o contrato de uma ou mais celebridades da área esportiva, tendo sessão de autógrafos exclusivos para os convidados dos patrocinadores, e campeonatos exclusivos também, entre outras coisas.Para almoços, jantares, coquetéis, e cafezinhos, os promotores podem também oferecer espaço para alguns patrocinadores expores, como cartazes, logomarcas nos guardanapos e nos copos, escolha do cardápio, contrato de um chefe de cozinha, entre outros.Salas de relaxamento ou beleza podem ser oferecidos por empresas que não estão relacionadas com tema central do evento, mas com o mesmo público, que pagará uma cota menor de patrocínio, pois é um produto específico, mas os patrocinadores fixos, também podem participar desta área para mostrar interesse na saúde dos clientes.Se houver shows e/ou cursos de aperfeiçoamento pessoal no evento, mas não como principal, oferece-se cotas de patrocínio, como apresentação, exposição da logomarca, brindes, vídeos etc.Salas de Internet grátis podem ser colocadas com cotas de patrocínios, onde empresas da áreas têm este interesse, podendo colocar ajudantes uniformizadas para ajudar os participantes, colocando sua logomarca nos computadores e no local.Todos patrocinadores têm o direito de colocar sua logomarca nos panfletos, cartazes, e divulgações do evento.
Estratégia pré e pós-evento: Apesar do nome pós-evento, as ações devem ter início antes da realização do evento e continuar durante a execução. O promotor não é obrigado a apoiar os patrocinadores no desenho da estratégia, mas se torna um grande diferencial do evento se patrocinador e promotor estiverem de comum acordo no suporte das ações desenvolvidas. Podem ser oferecidas as seguintes idéias aos patrocinadores:O RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s`il vous plaît”) captador de ações que podem ser executadas, para a garantia do evento e que são altamente atrativas para o patrocinador.Pós-evento:Pesquisas de perfil. É disponibilizado para o patrocinador o perfil dos confirmados, para que ele se prepare melhor para interagir com eles. · Pesquisas específicas para o evento. Possibilitam ao patrocinador informações ricas para se adequar ao evento. Podem ser feitas perguntas como, intenção de compras, pesquisas de interesse em palestras. Com o resultado o patrocinador pode definir com maior eficácia o conteúdo do próximo evento.. Pesquisa de lembrança de marca. Obter a proporção do impacto do evento em sua marca.· Pesquisa de conteúdo. Caso o patrocinador tenha interesse de entender o funcionamento do evento. Pré-evento:Após a obtenção das informações colhidas anteriormente, o patrocinador pode interagir com os confirmados mesmo entes da data do evento. Como por exemplo:Envio de material promocional. Com o intuito de apresentar o determinado assunto o convidado previamente selecionado.Reforço do convite. Carta personalizada a fim de reforçar o convite do evento.Envio de brindes. São objetos relacionados ao evento, e enviado para empresa ou ate mesmo a casa dos convidados confirmados.Pesquisa de conteúdo. Questionários rápidos, enviados antes do evento com conteúdo exclusivo de seu interesse. Os participantes devem preencham e depositem no dia do evento, promovendo o patrocinador e oferecendo um presente a todos que preencherem a pesquisa.
Mailing dos participantes:Importante para qualificar os confirmados do evento, a lista dos convidados que compareceram o que é para identificar o público com o qual os patrocinadores poderão manter contato após o evento. Durante o evento são coletadas informações dos participantes em relação a seus interesses, dados pessoais, áreas de possíveis interesses, o acontecimento que mais despertou sua atenção etc. A essa lista de informações o promotor de eventos pode agregar uma pesquisa de avaliação e qualificação com a participação ou não dos patrocinadores na elaboração do conteúdo.
Envio de Material:Após o evento o patrocinador pode estar enviando cartas de agradecimento personalizadas, folhetos direcionados aos interesses dos participantes, informações a respeito da empresa e de suas futuras atividades inclusive com calendário especificando as datas dos eventos.
Pós-evento:Um dos principais interesses do patrocinador é manter e fortalecer o vinculo com os participantes não somente por meios de correspondência, mas pelo contato pessoal. Para que aconteça o sucesso deste objetivo o patrocinador conta com as táticas que podem ser oferecidas pelo promotor de eventos como: a criação de atividades na área de esporte, debates de um assunto de interesse comum, encontros pré-agendados, entre outras.
Administração do mailing e das ações:Todas as ações pré e pós-eventos dependem de estrutura e bom planejamento. O promotor de eventos oferece parte de sua estrutura dedicada à organização do evento e também ao planejamento pré e pós-evento vindo isso a ser um potencial de negócios para ele montar uma estrutura separada dedicada exclusivamente a administração do mailing e de ações de relacionamento. Sendo assim o promotor de eventos irá oferecer a organização antes, durante e após o evento.
Avaliação do evento: Oferecer ao patrocínio o resultado da avaliação do evento, com diversas análises de participantes como um todo é certamente vantajoso. Essa ação facilitará as negociações do patrocínio como também do promotor de eventos para que ambos possam entender os pontos fracos e fortes que servirão como base para a melhoria dos próximos eventos.
Identificar o custo do evento: O valor do evento é sem dúvida a fase mais importante da estruturação do projeto. É uma tarefa complexa onde o promotor de eventos precisar garantir sua margem de lucro e ao mesmo tempo atrair investidores. Para isso o promotor deve levantar todos os custos envolvidos no evento, conhecer esses custos mesmo que por base, delimitar o nível mínimo de arrecadação ou a base do nível máximo de receita quando o evento tem esse propósito.Apesar de não ser viável dispor os custos com precisão, a análise pode ser realizada considerando os itens de maior valor financeiro e de maior peso. Para o custo desse itens pode-se atribuir peso de 60% a 80% sendo que o ideal é que seja levantado o maior número de itens possíveis. O custo levantado com os custos não previstos, total esse denominado custo final estimado passa a ser considerado o orçamento do evento.Apesar do nome pós-evento, as ações devem ter início antes da realização do evento e continuar durante a execução. O promotor não é obrigado a apoiar os patrocinadores no desenho da estratégia, mas se torna um grande diferencial do evento se patrocinador e promotor estiverem de comum acordo no suporte das ações desenvolvidas. Podem ser oferecidas as seguintes idéias aos patrocinadores:O RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s`il vous plaît”) captador de ações que podem ser executadas, para a garantia do evento e que são altamente atrativas para o patrocinador.
Fase de baixa concorrência (fase I) Para calcular o valor do evento, tempos atrás, o preço do produto ou serviço era definido considerando-se o lucro pretendido pela empresa e o custo de seu fornecimento, de acordo com fatores internos, ou seja, (preço = margem + custo). Tudo o que restava ao patrocinador era barganhar com o promotor que, se levasse a barganha adiante, perdia um pouco na margem de lucro e não havia outro comparativo. Fase de alta concorrência (fase II)Fase em que havia um alto índice de concorrência entre os eventos que passaram a ser similares até mesmo em relação ao público-alvo. O que passou a afetar seriamente a questão de preços, como fator decisivo, uma vez que o mercado passou a ditar os valores. Assim sendo, os custos passaram a ser vistos com mais empenho e dedicação, se tornando desafios para os profissionais da área (margem = preço – custo). É necessário então, considerar fatores internos e externos.Um fator que contribuiu muito para esta situação foi a abertura do mercado de informática pelo governo brasileiro que facilitou a abertura de grandes feiras de produtos e serviços nesta área
Fase da busca pela vantagem competitiva (Fase III) As empresas de eventos que aplicaram os mecanismos de conquista da vantagem competitiva, onde se procura entender melhor as necessidades e os processos de compra de seus clientes, tem apresentado resultados mais expressivos que seus concorrentes. Para alcançar o sucesso é necessário diferenciar-se de seus concorrentes; esta diferenciação pode ocorrer das seguintes formas:·Diferenciação no segmento: Significa que a empresa antecipou uma tendência ou um segmento ainda pouco explorado, mas com bom potencial;·Diferenciação nos serviços: Ocorre quando a empresa diferencia-se das demais na prestação de serviços que acompanham a execução do evento;. Diferenciação no atendimento: Diz respeito á cordialidade, simpatia e presteza acompanhadas do conhecimento técnico necessário á execução do serviço, o que é bastante observado pelos clientes e pode fazer com que uma empresa se diferencie da outra;. Diferenciação na imagem: São em geral empresas de outros segmentos que conseguiram êxito na área de eventos, o que fez com que o nome da empresa seja associado á competência e gere um leque de clientes fiéis.Estabelecer preço ao evento é cada vez mais uma tarefa complexa, é necessário observar os fatores internos de custo e geração de receita e acompanhar a concorrência do mercado entre outros fatores.O melhor preço está sempre associado ao atendimento amplo e eficaz das reais necessidades dos clientes, gerando produtos e serviços diferenciados que se comparados ao produto do concorrente possa estar isento de comparativo de valor.Preço = Imagem + Custo.Existem três possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio:Um único patrocinador:Dependendo do valor necessário para cobrir os custo parcial ou total do evento, a empresa pode optar por obter apenas um patrocinador, o que facilita no processo de negociação e é mais rápido, porém se o maior objetivo do patrocinador for exposição de sua marca ele pode acabar com a posição de “ dono do evento”.Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares:O promotor oferece apenas um nível de cota, dividido eqüitativamente entre todos os patrocinadores. Não é vantajoso, porém, para empresas de portes e condições financeiras diferentes, pois uma empresa de grande porte naturalmente irá exigir condições e benefícios diferenciados.Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados:Neste caso o valor é distribuído em proporções diferentes entre os patrocinadores, mas este critério de divisão não é vantajoso caso o promotor não possua benefício suficientemente diferenciados para comportar mais de um nível de cota de patrocínio.

Resumo do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.

CAPÍTULO 2 - ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO

Depois da geração de idéias para um evento há a parte da estruturação do evento, que é muito importante, pois sem um bom planejamento o evento se torna um fracasso. Neste segundo capitulo são discutidos o conceito, a identificação do público-alvo e do perfil dos convidados e a escolha do formato do evento.

O conceito de evento se define por três itens:

Tema Central: Na maioria das vezes é o próprio titulo, ou sua descrição mais elaborada. No titulo a escolha deve ser feita com muito cuidado, pois ele tem relação direta com o sucesso da venda e da execução do evento. Quanto mais segmentado for o evento maior será a probabilidade de se obter sucesso e maior será a chance de encontrar empresas que se identifiquem com o assunto e se interessem em patrocinar o evento.

Missão: A missão é a razão de o evento existir, e não é uma tarefa fácil defini-la, pois a mesma deve ser duradoura, não-perecível no decorrer do tempo. Deve ser capaz de traduzir em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado.

Objetivos: Significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos, estabelecendo a priori, mecanismos para mensurá-los. É preciso também que sejam identificados os objetivos para os patrocinadores, que serão divulgados durante o processo de comercialização do evento e por isso devem estar claros a todos os envolvidos.
Sob o ponto de vista do patrocinador há duas analises de objetivos:

Objetivo principal: O promotor do evento deve deixar claro se o evento tem como principal propósito o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas. Muitos querem englobar os três objetivos em um único evento, mas as chances de afastar o foco dos clientes são imensas, e se mesmo assim isso acontecer apenas um objetivo deve ser destacado.

Objetivos secundários: Além de se estabelecer o objetivo principal do evento, é preciso identificar quais são os outros objetivos a ser alcançado com a realização do evento, fazendo isso o promotor do evento poderá ter novas opções e oportunidades de investimento no evento, ou seja, com os objetivos secundários o evento poderá atrair outras empresas que se interessarem pelos objetivos do evento.

Para melhor compreensão do que foi descrito acima será exposto um exemplo dos objetivos secundários de eventos:

Objetivos secundários: EXPO MANAGEMENT

Objetivos:
· Desenvolver ferramentas de relacionamento exclusivas párea um seleto grupo de clientes e prospects. Por meio de ações exclusivas e diferenciadas serão geradas oportunidades de contato com este Target de forma impactante e com grande relevância.
· Por meio de abordagem antes, durante e depois do evento, gerar a oportunidade de contatos pessoais de clientes prospects pré-qualificados com seus Key accounts convertendo, dessa forma, o maior número possível de negócios.
· Promover a marca e o negócio para todos os participantes do evento.



Identificação do Público-Alvo e do Perfil dos convidados:

Definir qual o tipo de público de um evento é decidir quais empresas e pessoas que se deseja que participe do evento a ser realizada, a definição do público deve estar de acordo com os objetivos traçados p o evento. A primeira decisão a ser tomada pelos organizadores do evento refere-se ao público, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas, o ideal para um evento e que o promotor escolha pessoas físicas ou jurídicas e nunca os dois, por não ser eficaz, quando se faz a escolha por um tipo de publico os organizadores do evento conseguem manter o foco do mesmo por meio de:

· Uma única estratégia de comunicação e divulgação;
· Um formato único do evento;
· Uma única estratégia de arrecadação de verba;
· Um único sistema de avaliação do evento.

Dependendo do tipo de evento e do público - alvo, será possível descrevê-lo com maior ou menor especificidade, os eventos voltados para as empresas (coorporativo) costuma ser mais especifico e mais restrito do que os eventos para consumidores, já nos eventos direcionados a pessoas físicas, dificilmente será possível, ou mesmo necessária, uma definição detalhada dos convidados, neste caso se costuma definir estimativa da quantidade do público esperado para o evento e as características comuns e desejadas dos convidados.
Será apresentado a seguir um exemplo de como se definiu o público alvo de um evento:

· Público - alvo: Saúde Business Fórum
· Perfil dos Convidados

A IT Mídia está fazendo uma pesquisa com os 300 maiores hospitais do Brasil (número de leitos/faturamento) e identificado aqueles que mais vão investir em equipamentos/reforma/expansão nos próximos meses. Baseando-se nesses critérios, estaremos selecionado e convidando um alto executivo( Diretor Administrativo/Diretor executivo) que representará o hospital no evento, reunindo um total de 80 empresas.
Os convidados serão divididos em 10 grupos e participarão gratuitamente de toda a programação do evento, incluindo os custos relativos à acomodação e transporte aéreo.

· Escolha do formato do evento

Após estabelecer o conceito do evento e definir o público-alvo, e importante e necessário escolher o formato que melhor se adapte a ambos. O formato do evento é composto pelos seguintes itens:

· Data;
· Local;
· Atividade;
· Programa

Sendo assim será exposto a seguir cada um desses itens apresentando suas características para melhor escolhê-los:

A escolha da data de um evento deve atender às três categorias de pessoas envolvidas: convidados, patrocinadores e promotores. Além disso, deve se levar em consideração datas comemorativas; datas de eventos concorrentes; dias da semana mais apropriados; e por fim a sazonalidade e os diferentes períodos vividos por uma empresa ao longo do ano. Pelo histórico anual de participação em eventos das empresas, entre outubro e novembro, está o período mais propício a eventos que geram vendas.

A definição do local é um passo crucial para o sucesso das vendas de patrocínio e até mesmo da própria realização do evento. Deve-se avaliar se o local combina com a proposta do evento, se tem a infra-estrutura adequada e se está condizente com o orçamento disponível.

As atividades realizadas em um evento devem variar de acordo com o abjetivo do mesmo que pode ser a interação entre pessoas, vendas, exposição da marca, entre outros.

A palestra, muito indicada para eventos que visem venda e exposição da marca, devem ser planejadas com muita antecedência, uma vez que palestrantes de renome nacional e internacional costumam preencher suas agendas até um ano antes. O promotor deverá deixar claro para estes as estratégias e os objetivos específicos para a condução coerente com o restante do objetivo.

Reuniões privadas com grupos de mesmo interesse são extremamente importantes para qualquer tipo de evento.

Atualmente, a maioria dos eventos se propõe a oferecer momentos de lazer aos convidados, que variam de acordo com o porte do evento e podem ser atividades esportivas, almoços, jantares coquetéis ou coffee breaks, salas de relaxamento e beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, salas de internet, entre outros.

Estantes para exposição e vendas:

O papel dos estandes varia segundo o objetivo do evento: para relacionamentos o espaço poder ser apenas para exposição e demonstração de produtos ou serviços. Se o objetivo for para vendas, durante o evento, então deve ser preparado para comercializar produtos ou serviços.
Quanto ao tamanho os estandes podem ser:

· Padronizados – construídos pela organizadora do evento, com rival e tamanho semelhantes, usadas em congressos, com os custos inclusos no patrocínio.
· Customizados – com estrutura construída pelo organizador do evento.

A organizadora do evento contrata uma empresa especializada que oferece opções de tamanho e visual e valores diferentes que podem estar incluso no pacote ou na adicional e a organizadora se responsabiliza pela montagem.

· Customizados – com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador.

A escolha do tamanho e do visual é livre, somente o espaço é definido.
O programa geral precisa ser elaborado e definido cuidadosamente e nos mínimos detalhes.

Devem constar no programa:

· Dias de duração
· Horário de inicio e termino
· Horário de inicio e termino de cada palestra e atividade.
· Palestrante e pequeno histórico de cada um deles.
· Resumo de cada palestra com tópicos chave.
· Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso.
· Horários e locais das refeições
· Atividades paralelas, atividades esportivas, excursões, dias livres, etc.

Vale a Pena Conferirir

CAMINHADA ABRE 16ª SEMANA DA PESSOA COM DEFICIÊNCIA

“Sinal Verde para Inclusão” é o tema da 16º Semana da Pessoa com Deficiência, que vai de 21 de setembro a 9 de outubro. A Prefeitura, através da Secretaria Municipal Adjunta de Direitos e Cidadania (SMADC), pela sua Coordenadoria de Direitos das Pessoas com Deficiência (CDPPD), é responsável pelo evento, aberto à população em geral.
A 16ª semana quer mostrar a necessidade de acelerar o processo de inclusão de pessoas e de grupos sociais, além de destacar as suas capacidades, potencialidades e habilidades, através de conquistas no âmbito político e social.
Para o coordenador da CDPPD, José Carlos Dias Filho, “há um avanço nas políticas públicas e sociais em comparação a cinco ou dez anos atrás”. Ele destaca que ainda existem muitas barreiras a serem derrubadas nas áreas dos transportes públicos, na comunicação e na acessibilidade arquitetônica.
A programação da 16ª Semana começa com uma caminhada no Dia Mundial de Luta das Pessoas com Deficiência, 21 de setembro, após a abertura oficial do evento, na Praça da Estação, onde haverá feira de artesanato, Rua de Lazer do Sesc, prestação de serviços, lançamento do táxi acessível e atividades artísticas e culturais. Na sequência das atividades diárias estão previstos exposição de arte, filme temático, festival esportivo e seminários com os temas empregabilidade, acessibilidade e tecnologias assistivas.
A Secretaria Municipal Adjunta de Direitos e Cidadania está empenhada na participação do Poder Público junto aos diversos segmentos populacionais e sociais, apoiando iniciativas individuais e de grupo das pessoas com deficiência que buscam romper limitações e desafios. Para a secretária Silvia Helena “a 16ª semana da Pessoa com Deficiência, com o tema Sinal Verde para Inclusão, representa ações e reflexões balizadoras importantes sobre a inclusão social em Belo Horizonte”.

Fonte: